Les marchés publics constituent des opportunités commerciales à ne pas négliger lorsqu’on développe une entreprise. Les acheteurs publics (Etat, hôpitaux, mairies, collectivités territoriales, établissements publics …) ont l’obligation de passer par un appel d’offres pour réaliser tous leurs achats. Cela concerne les achats de biens, de travaux et de services. Cette procédure doit être conforme au Code des marchés publics. Dans cet article, nous allons nous demander comment répondre à un appel d’offres pour une prestation de service.

Attention : les conseils ci-dessous sont prodigués pour les marchés de services. Pour les marchés de biens, de travaux, de sécurité, nous vous invitons à consulter les conseils donnés sur le site du Gouvernement.

Les marchés publics

Conformément au Code de la commande publique, les acheteurs publics doivent garantir deux éléments essentiels lors de leurs achats. D’une part, il doivent permettre aux entreprises intéressées d’avoir connaissance du projet et de faire une proposition. D’autre part, ils doivent rendre transparent les critères d’attribution du marché. Certaines exceptions à ces deux principes existent. C’est le cas dans le cas d’achat de faible valeur. Dans ce cas, on parle de procédure de gré à gré. L’acheteur public à néanmoins le devoir de solliciter trois devis auprès de trois fournisseurs distincts.

L’accès aux appels d’offres et l’envoi de réponse est gratuit. La portée de diffusion des appels d’offres varie selon le montant estimé du marché (portée nationale, européenne ou internationale).

Trouver des appels d’offres

Répondre à un appel d’offres, sous-entend d’en avoir eu connaissance au préalable. L’acheteur public à l’obligation d’en faire la promotion conformément au Code des marchés publics. Les fournisseurs potentiels ont eux le devoir d’être en veille sur la publication des appels d’offres.

Les appels d’offres sont publiés en ligne sur des sites web publics ou privés. De nombreux sites agrègent les appels d’offres émis. Mais en réalité il existe qu’un nombre limité de plateformes de publication utilisées par les acheteurs publics. Autrement dit, de nombreux sites ne font que relayer de l’information sans en être la source. La soumission d’une candidature, et parfois la consultation des documents mis à disposition par l’acheteur public, se font uniquement depuis le site source. Il est donc important de bien identifier la plateforme sur laquelle l’acheteur qui vous intéresse dépose ses appels d’offres. Toutes les entités de l’Etat déposent leurs appels d’offres sur la plateforme PLACE. Il existe d’autres plateformes qui regroupent notamment les collectivités locales d’une même région.

Votre première mission consiste donc à identifier la ou les plateformes sources utilisées par les acheteurs que vous ciblez. Dès que c’est fait, vous pouvez vous créer un compte et paramétrer une alerte. Vous recevrez directement un message lorsqu’un appel d’offres correspondant à vos critères est publiés. Il est important d’accéder aux pièces du marché le plus rapidement possible afin d’avoir un maximum de délai pour poser des questions et préparer votre candidature. Certains acheteurs laissent dès délais parfois courts pour répondre.

Analyser les pièces du marché

Ca y est, vous avez connaissance d’un marché susceptible de vous intéresser. Rendez-vous sur la plateforme de publication utilisée par l’acheteur afin de télécharger les pièces du marché. Pensez à indiquer votre nom lorsque vous télécharger les documents. Ainsi, la plateforme vous avertir par courriel si les documents sont modifiés ou si des réponses aux questions sont publiées par l’acheteur. Le téléchargement anonyme des pièces est conseillés si vous êtes sûr de ne pas répondre mais que vous souhaitez prendre connaissance du contenu de la demande. Dans ce cas, votre messagerie ne sera pas envahie de message concernant une procédure à laquelle vous ne répondrez pas. Pourquoi envahi ? Une plateforme d’envergure nationale envoi un message à toutes les personnes qui ont retiré le dossier dès que l’acheteur publie une réponse. Or dans certaines procédures les candidats (les entreprises qui vont déposer une offre) ont beaucoup de questions.

Maintenant que vous avez téléchargé les pièces, voyons ce que vous avez entre les mains. Il y a des documents obligatoires et des documents facultatifs à la discrétion de l’acheteur.

L’avis d’appel public à la concurrence ou avis de marché

Il s’agit de la présentation de l’appel d’offre comprenant une description succincte de la prestation recherchée, le calendrier de réponse, les caractéristiques des lots, les coordonnées de l’acheteur et les critères d’évaluation de l’offre.

Le règlement de consultation (RC)

Ce document défini le cadre de la procédure d’appel d’offres : comment soumettre une offre, contenu de l’offre à produire, critères d’évaluation de l’offre.

Nous vous recommandons de lire ce document en troisième.

Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)

Il définit les droits et les devoirs des parties. Vous y retrouverez les informations concernant le paiement de vos factures, la mise en place de la sous-traitance ou bien encore les étapes à respecter pendant toute la durée du marché.

Nous vous recommandons de lire ce document en deuxième afin de vous assurer que vous pouvez satisfaire aux exigences administratives de l’acheteur. Certains acheteurs exigent un nombre minimal de collaborateur affectés à la réalisation du marché.

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)

C’est dans ce document que vous trouverez précisément la description des besoins de l’acheteur.

Nous vous recommandons de lire ce document en premier afin de vous assurer que vous avez bien la capacité technique à assurer la prestation.

Le bordereau de prix unitaires (BPU)

C’est généralement un document type tableur dans lequel vous indiquez votre tarif unitaire en détaillant la TVA et les éventuelles options. La forme de ce document ne doit pas être modifiée. Les cases que vous devez remplir sont généralement mise en avant par une couleur particulière. Un BPU absent ou incomplet dans votre dossier de réponse peut entrainer la nullité de votre offre.

Le détail des quantités estimées (DQE)

Cette pièce facultative est demandée par certains acheteurs. Il s’agit d’une simulation de commande dans laquelle l’acheteur veut que vous fassiez apparaitre un prix total pour une quantité annuelle donnée. Attention la quantité estimée n’a pas valeur contractuelle (sauf indication contraire). Ce document sert juste de point de comparaison entre les différentes candidatures. S’il est demandé, vous devez l’adresser complété avec votre candidature.

L’acte d’engagement

Il s’agit d’un document à compléter. Il aura valeur contractuelle dans le cas où votre offre est sélectionnée.

Les autres pièces 

En complément des documents présentés ci-dessus, l’acheteur public peut mettre à disposition des annexes susceptibles de faciliter la compréhension du besoin pour les candidats. Ces documents peuvent contenir les plans ou les photos d’un local, la liste des établissement où devront avoir lieu les prestations …

Certaines pièces peuvent être fusionnées. L’ensemble de ces pièces forment le Dossier de consultation des entreprises (DCE).

Se préparer à répondre à un appel d’offre

Avant de vous lancer dans votre réponse, assurez vous d’avoir bien identifier tous les points clés demandés par l’acheteur. N’oubliez pas que votre candidature va être notée par rapport à la réponse à ces points clés mais aussi par rapport aux réponses des autres candidats.

Les questions à l’acheteur

Il est possible qu’à la lecture du DCE vous estimez manquer d’information pour répondre à un appel d’offres. Dans ce cas vous avez la possibilité de poser des questions écrites à l’acheteur selon les modalités suivantes :

• Question posée sur la plateforme numérique à partir de laquelle le DCE est téléchargeable
• La date jusqu’à laquelle il est possible de poser des questions est indiquée dans le RC. C’est en général au plus tard 10 jours avant l’échéance de l’appel d’offres
• Le nombre de caractères utilisable pour la rédaction de la question est très limité sur la plateforme numérique. Mais vous pouvez joindre un document contenant une question longue
• L’acheteur public adresse la réponse à l’ensemble des candidats (sans que le nom de l’auteur soit dévoiler). Vous êtes prévu par courriel lorsqu’une ou plusieurs réponses sont publiées. Les réponses peuvent être envoyées en pièce jointe de la notification ou en téléchargement sur la plateforme de publication du DCE.
• Les questions concernent généralement des incohérences entre plusieurs documents du DCE, des erreurs ou des points manquant de clarté. Certaines questions entrainent une modification d’une ou plusieurs pièces du DCE. Vous devez alors les télécharger de nouveau afin d’utiliser la dernière version (notamment pour les pièces à remplir et à envoyer dans votre candidature).
• Restez toujours courtois et concis dans vos questions.
• Si une réponse à une question ne vous semble pas claire, vous pouvez demander des précisions en posant une nouvelle question.

Attention : certains acheteurs négligent la qualité de rédaction de leur DCE (ex : copier-coller d’un précédent AO pour gagner du temps). Il vous appartient de bien vérifier la pertinence des informations mises à votre disposition au risque de vous pénaliser. A titre d’exemple, votre serviteur a vu deux consultations annulées par l’acheteur après réception des offres. Dans les deux cas, les propositions tarifaires étaient jugées inadaptées suite à une erreur dans la cohérence budget maximal de l’acheteur et besoin exprimé. Résultat, le temps de rédaction des offres est tout bonnement perdu (temps de main d’œuvre).

Le dossier de candidature

Ce dossier présente votre entreprise. Il se compose à minima des documents suivants

Le DC1 et le DC2

Il s’agit de deux formulaires au format .doc à compléter avec vos informations personnelles. Ils sont téléchargeables sur le site du Ministère de l’économie. Attention, ils ne sont pas toujours mis à disposition dans le DCE.

Le DUME

Ce formulaire à compléter en ligne sur ChorusPro remplace le DC1 et le DC2.

Le dossier d’offre

Le BPU / DQE

Il s’agit de tableurs au format .xls qui détaillent le coût de vos prestations. Il est important de respecter les consignes de remplissage. Les tableau des différents candidats sont comparés entre eux. Si un candidat modifie la forme, il n’est plus possible de le comparer à ceux des autres candidats. Votre offre sera éliminée.

Prenez le temps de bien calculer votre coût de revient afin de proposer des tarifs cohérents. Par expérience, plus l’acheteur public est « petit », plus il a un budget serré et s’orientera vers l’offre la plus basse. Les entités étatiques sont plus attentives à la qualité technique de l’offre. Cette remarque personnelle peut sembler incohérente avec la transparence quant aux critères d’évaluations. Encore une fois, il s’agit d’un retour d’expérience de votre serviteur qui doit être mis en regard avec le retour d’expérience d’autres répondants que vous pourrez obtenir.

Le Cadre de réponse technique (CRT) ou Mémoire

Ce document est la présentation technique de votre prestation. Vous y décrivez tout ce que vous allez faire dans le cadre du marché public. Il s’agit de votre création de valeur. Soignez la bien, car elle va vous permettre de vous démarquer de vos concurrents.

La format du document peut être plus ou moins imposée par l’acheteur. Celui-ci peut vous imposer un modèle, téléchargeable dans le DCE. Il peut également vous laissez libre. Le nombre de page est généralement limité. N’hésitez pas à questionner l’acheteur sur ce qui est pris en compte dans le nombre de pages imposées. Les pages dépassant la limite ne sont pas lues.

La signature électronique

Généralement, l’acheteur n’impose pas la signature électronique au moment du dépôt de l’offre. En revanche, certains documents doivent être signés (manuellement ou électroniquement) à cette étape. Cela concerne généralement l’acte d’engagement et le BPU (documents contractuels). Si vous n’avez jamais signé de document électroniquement, nous vous invitons à vous renseigner sur ce sujet. Lorsqu’une offre est retenue, l’acheteur laisse quelques jours à peine pour signer les pièces. Votre solution de signature électronique doit être prête pour vous éviter l’ascenseur émotionnelle. L’ANSSI recommande des solutions payantes, mais sachez qu’il existe de rare des solutions gratuites efficaces. Les plateformes de dépôt sont généralement équipée d’un testeur de signature électronique afin que vous sachiez si votre solution est acceptable.

Les annexes

D’autres documents peuvent être demandés par l’acheteur. Il s’agit en général des CV des membres de votre équipe qui vont assurer la prestation. L’acheteur peut également demander votre RIB, votre attestation d’assurance, vos attestations de régularité sociales et fiscales. Cette liste n’est pas exhaustive. Il vous appartient d’identifier les documents à transmettre

De même, vous pouvez décider de joindre volontairement des pièces complémentaires. Nous vous conseillons d’en limiter le nombre. Vous pouvez demander à l’acheteur où insérer ces documents (ex : en annexe du CRT ?). Vous pouvez joindre des photos de vos réalisations ou un certificat de qualité par exemple.

Envoyer et suivre votre candidature

A ce stade, vous avez constitué votre dossier de candidature (pièces obligatoires et facultatives) afin de répondre à un appel d’offres. Vous devez à présent le déposer sur la plateforme sur laquelle vous avez télécharger le DCE. Assurez-vous de bien respecter l’échéance fixée par l’acheteur. Les candidatures reçues après le délai sont éliminées d’office … même pour une minute de retard.

Faites en sorte de déposer votre dossier au plus tard la veille de l’échéance. Ainsi, si vous vous rendez compte pendant la nuit que vous avez oublié quelques choses vous pourrez l’ajouter le lendemain. A noter, vous pouvez télécharger plusieurs candidatures avant l’échéance. La nouvelle écrasera complément la précédente. L’acheteur ne verra donc que la dernière que vous avez téléchargé.

Certains acheteurs paramètres la plateforme de dépôt afin de constituer des sous dossier (candidature et offre). Assurez vous de déposer vos document dans les bons dossiers conformément aux consignes du DCE. Ce ne sont pas toujours les mêmes personnes qui analysent les pièces du dossier candidature et du dossier offre. En général, les agents de la cellules marchés publics de l’acheteur regardent surtout le dossier candidature afin de vérifier que votre entreprise est en capacité de soumissionner. Puis ce sont les agents du service acheteur qui étudient l’offre.

Il est possible que l’acheteur vous contacte pour obtenir des documents supplémentaires ou pour tenter de négocier le tarif. Restez donc attentif à vos courriels. Le délai de réponse définitif peut être plus ou moins long (en général un mois, parfois beaucoup plus).

Votre offre est sélectionnée

Félicitations ! Vous allez devoir signer électroniquement l’AE et le BPU (parfois d’autres documents) afin de valider votre victoire. L’acheteur en fera de même. Il ne vous reste plus qu’à patienter jusqu’à ce que l’acheteur passe commande auprès de vous. Cela peut être long, voire ne jamais arriver. Pourquoi ? Certains appels d’offres prévoient un minimum de commande annuel, mais c’est rarement le cas. Donc, s’il n’y a pas de minimum prévu l’acheteur n’a pas d’obligation de vous passer commande.

Votre offre est écartée

Dommage, ça sera pour la prochaine fois. Vous avez engrangé de l’expérience qui vous servira à coup sûr lors d’une prochaine candidature. Certains acheteurs ont la courtoisie de vous expliquer pourquoi ils n’ont pas retenu votre offre. Prenez le temps de lire ce courrier.

Les différents échanges entre le dépôt de la candidature et la signature de l’AE doivent normalement se faire sur la plateforme dédiée. Mais certains acheteurs vous appellerons directement ou échangerons sur votre adresse email. Soyez vigilant dans ces cas là, car vous ne disposerez pas de la preuve de l’échange que vous fourni la plateforme numérique.

Nous allons nous arrêter là sur notre réponse à comment répondre à un appel d’offres. Il y a encore beaucoup de chose dire néanmoins. Alors si vous envisagez sérieusement de répondre à un appel d’offres, nous vous recommandons fortement de vous former sur ce sujet. Et ça tombe bien car nous proposons un formation courte et concrète à ce sujet. Voyez par vous même, le programme de formation est accessible ici.